Stowarzyszenie Przedsiębiorców i Rolników “Swojak” nie zamierza bezczynnie przyglądać się chaosowi interpretacyjnemu wokół Krajowego Systemu e-Faktur. 7 września 2025 r. oficjalny wniosek informacyjny trafił na biurko ministra finansów Andrzeja Domańskiego. Pod dokumentem podpisali się przewodnicząca Zespołu ds. Legislacyjnych Luiza Pieprzyk oraz jej zastępca Łukasz Piechocki. Zarząd reprezentowali Karol Skorek i Artur Szczepek. W piśmie nie ma miejsca na ogólniki. Padają twarde pytania o konkretne sytuacje, z którymi polscy przedsiębiorcy będą się mierzyć już od stycznia 2026 roku – a niekiedy wcześniej.
Swojacy żądają jasnych odpowiedzi dotyczących obowiązku wystawiania faktur przez KSeF, a przede wszystkim – dat, które mają znaczenie podatkowe. To właśnie niejednoznaczność pojęć takich jak data wystawienia faktury, data wprowadzenia do systemu czy moment otrzymania UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru) sprawiają, że przedsiębiorcy mogą ponosić realne ryzyko rozliczeniowe i sankcje mimo działania w dobrej wierze.
Jak wskazuje pismo, już samo pytanie, „która data wystawienia faktury jest prawnie wiążąca w świetle przepisów o KSeF – data wskazana przez wystawcę na dokumencie czy data nadania UPO i numeru identyfikującego w KSeF?” wymaga jednoznacznego rozstrzygnięcia. Stowarzyszenie zauważa, że brak precyzyjnych wytycznych prowadzi do rozbieżności pomiędzy obowiązkami podatkowymi w VAT a rzeczywistą chronologią zdarzeń gospodarczych. To rodzi pytania o legalność dotychczasowych praktyk, a także o ryzyko podatkowe dla uczciwych firm.
Szczególnie interesujące jest pytanie numer dwa, które dotyczy sytuacji powszechnie spotykanej: spóźnionego wprowadzenia faktury do KSeF. Cytując:
„Czy data jej faktycznego wprowadzenia do systemu KSeF i otrzymania UPO – jest uznawana za datę wystawienia dla celów rozliczenia podatku VAT? Proszę o wskazanie skutków prawnopodatkowych tej rozbieżności, zwłaszcza w odniesieniu do poprawnego ujęcia faktury w JPK_V7.”
Tu nie chodzi o akademickie spory, ale o konkretne skutki: czy firma, która nie zmieści się w dacie wystawienia wpisanej na fakturze, bo system KSeF będzie niedostępny, naraża się na karę albo zakwestionowanie odliczenia VAT?
Swojak pyta też o przypadki awaryjne. Co jeśli faktura nie trafi do KSeF z przyczyn niezależnych, jak awaria internetu lub systemu? Czy podatnik może się wtedy skutecznie obronić, przedstawiając dowody na próbę działania w terminie? W pytaniu numer pięć czytamy:
„Czy w takim przypadku zachowana zostaje możliwość odliczenia VAT na podstawie alternatywnych dowodów, np. faktury w innej formie uzgodnionej z dostawcą, i jakie są w takiej sytuacji zasady na jej ujęcie w rejestrach?”
To właśnie takie szczegóły decydują o bezpieczeństwie prawnym firm. Niejasności grożą nie tylko sankcjami, ale też paraliżem operacyjnym w księgowości. Stąd też kolejne pytania – o to, jak klasyfikować awarie i w jakich sytuacjach można uznać, że faktura wystawiona poza systemem jest nadal legalna i ważna. Jak napisano:
„W jaki sposób należy prawnie zakwalifikować awarię, która uniemożliwiła podatnikowi, zobowiązanemu do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), ich terminowe przesłanie, jeśli jej przyczyną jest niezawiniona przez podatnika awaria infrastruktury zewnętrznego dostawcy usług internetowych?”
Na stole pojawia się także pytanie o systemowe konsekwencje braku sankcji do końca 2026 roku. Czy ta „ulgowa” polityka nie doprowadzi do powszechnego ignorowania obowiązku wystawiania faktur przez KSeF, co z kolei może wywołać chaos w rozliczeniach VAT?
„Czy istnieje ryzyko, że podatnicy będą wystawiać faktury tylko w razie konieczności, co w efekcie może wpłynąć na opóźnienia w rozliczeniach VAT po stronie nabywców i utrudnić wykazanie przez nich należytej staranności w odliczeniu podatku?”
Wskazane w piśmie obawy nie są teoretyczne. Dotykają codzienności tysięcy firm – od jednoosobowych działalności po duże spółki. Wśród poruszonych zagadnień znalazła się także kwestia integracji PEF (Platformy Elektronicznego Fakturowania) z KSeF. Czy przepływ danych między tymi systemami zostanie zautomatyzowany, czy może będzie wymagał ręcznego działania?
„Czy te systemy zostaną ze sobą zintegrowane przed datą obowiązkowego wdrożenia KSeF? Czy systemy będą ze sobą w pełni automatycznie wymieniały informacje pomiędzy tymi systemami celem wyeliminowania konieczności ‘ręcznego’ przesyłania faktur przez użytkowników PEF i KSeF pomiędzy nimi?”
To pytanie nie dotyczy tylko wygody, ale też kosztów i ryzyka błędów. Ma znaczenie zwłaszcza dla firm współpracujących z instytucjami publicznymi.
Stowarzyszenie słusznie domaga się również wyjaśnienia roli certyfikatów i sposobu autoryzacji faktur w trybie offline. W pytaniu dziesiątym czytamy:
„Czy certyfikat KSeF będzie jedyną metodą służącą do wystawienia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym?”
Na koniec zostaje pytanie o przyszłość – czyli co się stanie po 1 stycznia 2027 roku, gdy zniknie okres przejściowy. Czy przedsiębiorca, który nie wystawi faktury w terminie z powodu np. awarii systemu, zostanie potraktowany jak przestępca podatkowy?
„Czy w takich sytuacjach organy podatkowe będą mogły stosować kary, o których mowa w art. 106ni, i czy podatnicy będą musieli w takich wypadkach udowadniać brak możliwości wystawienia faktury był spowodowany awarią systemu, a nie zaniedbaniem?”
Z tych jedenastu pytań wyłania się obraz odpowiedzialnych obywateli, którzy nie tylko nie chcą unikać obowiązków, ale wręcz domagają się ich jednoznacznego sformułowania. Swojak działa z myślą o uczciwej gospodarce i zdrowym obrocie prawnym. Jak zaznaczono w uzasadnieniu:
„Dbamy o klarowną i uczciwą rzeczywistość dla polskich firm.”
Wniosek opiera się na przepisach Konstytucji i ustawy o dostępie do informacji publicznej. Wymieniono m.in. art. 61 Konstytucji RP oraz art. 10 ustawy z 6 września 2001 r. W ostatniej części pisma Zarząd “Swojaka” przypomina:
„Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do uzyskania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne.”
To nie jest „kolejne pismo związkowe”. To konkretna, profesjonalna interwencja w imię przejrzystości systemu podatkowego. To też wezwanie do Ministerstwa Finansów, by działało w duchu partnerstwa, a nie zaskakiwało przedsiębiorców interpretacjami zmieniającymi się z dnia na dzień. Odpowiedzi na zadane pytania będą miały wpływ na tysiące podmiotów, które próbują działać legalnie w coraz bardziej zbiurokratyzowanej rzeczywistości.
Stowarzyszenie Przedsiębiorców i Rolników “Swojak” domaga się więc tego, czego oczekuje każdy uczciwy przedsiębiorca: jasnych zasad, przejrzystości przepisów i ochrony przed skutkami niepewności prawnej. Odpowiedzi ministra finansów nie będą tylko formalnością. Będą papierkiem lakmusowym tego, czy władza traktuje przedsiębiorców jako partnerów, czy tylko jako źródło wpływów budżetowych.
